Là một nhà đàm phán, bạn sẽ hầu như luôn luôn muốn tìm ra một giải pháp thỏa mãn được cho bạn và cho cả đối phương. Nếu khách hàng cảm thấy bị gian lận trong khi mua hàng, chủ cửa hàng cũng thất bại; anh ta có thể mất khách hàng và danh tiếng của cửa hàng cũng bị ảnh hưởng. Một kết quả mà đối phương hoàn toàn không được gì còn tệ hơn kết quả mà bạn nhượng bộ cho họ một chút lợi ích. Trong hầu hết các trường hợp, sự thỏa mãn của bạn sẽ tùy thuộc vào mức độ hài lòng thích đáng của đối phương đối với thỏa thuận mà hai bên sẽ đồng ý .
Có ba điểm về lợi ích chung đáng ghi nhớ. Thứ nhất, lợi ích chung luôn nằm tiềm ẩn bên trong mỗi cuộc đàm phán. Chúng có thể không biểu hiện rõ ràng ngay lúc đó. Bạn hãy tự hỏi mình: Chúng ta có các lợi ích chung để duy trì mối quan hệ hay không? Cơ hội nào đang ở phía trước cho sự hợp tác và lợi ích cả đôi bên? Chúng ta sẽ trả giá như thế nào nếu như đàm phán thất bại? Có các nguyên tắc chung nào, chẳng hạn như giá cả hợp lý mà tất cả chúng ta cùng thừa nhận? Thứ hai, lợi ích chung là những cơ hội, không phải là của trời cho. Để có thể sử dụng được chúng, bạn phải bỏ công sức và nắm bắt chúng. Điều đó giúp bạn làm cho lợi ích chung trở nên rõ ràng và định hình nó trở thành mục tiêu chung của cả hai bên. Nói cách khác, bạn phải làm cho nó trở nên cụ thể và có định hướng ở tương lai. Ví dụ, trong vai trò là giám đốc của Townsend Oil, bạn cần phải thiết lập một mục tiêu chung với thị trưởng trong việc thành lập thêm năm cơ sở công nghiệp mới ở Pageville trong vòng ba năm. Việc miễn thuế cho các cơ sở công nghiệp mới tiếp theo đó không phải là sự nhượng bộ mà thị trưởng dành cho bạn mà đó là một hành động nhằm theo đuổi mục tiêu chung .
Thứ ba, việc nhấn mạnh lợi ích chung của bạn có thể làm cho cuộc đàm phán trở nên suôn sẻ và thân thiện hơn. Các hành khách trên thuyền cứu nạn lênh đênh giữa biển với những khẩu phần ăn ít ỏi sẽ cùng kiềm chế sự khác biệt về nhu cầu và khẩu vị của thức ăn để cùng theo đuổi lợi ích chung là cùng nhau bơi thuyền được vào bờ .
Kết hợp chặt chẽ các lợi ích khác nhau. Chúng ta hãy xem lại câu chuyện về hai cô gái tranh cãi nhau để giành một quả cam. Cô nào cũng muốn quả cam đó, vì thế họ bổ đôi quả cam, nhưng họ không nhận ra rằng một người thì muốn ăn cam trong khi người kia chỉ muốn vỏ cam để làm bánh. Trường hợp này cũng như rất nhiều trường hợp khác, một thỏa thuận thỏa mãn cả hai bên sẽ có thể xảy ra bởi vì mỗi bên đều muốn những điều khác nhau. Đây là điều rất đáng chú ý nếu bạn thật sự nghĩ về nó. Người ta thường cho rằng sự khác nhau giữa hai bên sẽ tạo ra vấn đề, nhưng sự khác nhau cũng có thể đem đến một giải pháp .
Thỏa thuận thường dựa trên cơ sở sự không đồng ý. Ví dụ, thật là vô lý nếu như bạn bắt đầu thỏa thuận một vấn đề nào đó tương tự như trong trường hợp người mua cổ phiếu cố gắng thuyết phục người bán bằng cách nói rằng giá cổ phiếu đang lên. Nếu người bán cũng đồng ý rằng giá cổ phiếu đang lên, họ sẽ không đồng ý bán cho người cần mua. Cuộc thương lượng chỉ có thể xảy ra khi người mua tin rằng giá cổ phiếu đang lên trong khi người bán lại tin rằng giá cả đang xuống .
Sự khác nhau về lòng tin sẽ là cơ sở cho cuộc thương lượng này .
Nhiều thỏa thuận có tính sáng tạo đã phản ảnh phương pháp đạt được thỏa thuận thông qua sự khác biệt này. Sự khác biệt về lợi ích và lòng tin sẽ tạo ra một thỏa thuận có lợi ích cao cho bạn, trong khi giảm thiểu tổn thất cho đối phương. Chúng ta hãy nghe qua lời hát ru trẻ con như sau:
Jack Sprat cứ tha hồ ăn mà không sợ béo Vợ nó ăn vô tư mà không sợ gầy đi Cả hai vợ chồng đều đồng lòng Thế là chúng chén sạch đĩa thức ăn Các sự khác biệt hòa hợp chặt chẽ với nhau một cách tốt nhất là khác biệt về lợi ích, về lòng tin, về giá trị vào một thời điểm nào đó, về dự báo tương lai và mức độ chấp nhận rủi ro .
Có sự khác biệt nào về lợi ích không? Bảng liệt kê ngắn những mục dưới đây sẽ gợi ý một số khác biệt thông thường về lợi ích để bạn tham khảo:
Các vấn đề quan tâm của Các vấn đề quan tâm của bên thứ nhất:
bên thứ hai:
Hình thức Nội dung Quan tâm về kinh tế Quan tâm về chính trị Quan tâm về đối nội Quan tâm về đối ngoại Quan tâm đến hình tượng Quan tâm đến thực tế Tương lai gần Tương lai xa hơn Các kết quả đặc biệt Mối quan hệ Vật chất Tư tưởng Tiến trình thực hiện Quan điểm truyền thống Tiền lệ Trường hợp hiện tại Uy tín, danh tiếng Kết quả Các quan điểm chính trị Sự thành công của nhóm Sự khác biệt về lòng tin? Nếu tôi tin rằng tôi đúng, và anh tin rằng anh đúng, chúng ta sẽ rút ra được những thuận lợi từ sự khác nhau về lòng tin này. Chúng ta có thể cùng đồng ý để quan tòa công bằng dàn xếp vấn đề này, mỗi bên đều tự tin vào chiến thắng. Nếu hai phe đứng đầu công đoàn không đồng ý về một kiến nghị lương nào đó, họ có thể đồng ý đem vấn đề này ra cho các thành viên bỏ phiếu .
Khác biệt về giá trị vào một thời điểm nào đó? Bạn có thể quan tâm nhiều hơn về hiện tại trong khi đối phương lại quan tâm về tương lai. Trong ngôn ngữ kinh doanh, bạn sẽ giảm giá trị tương lai bằng những tỷ lệ ở hiện tại. Kế hoạch trả góp nhiều lần được thực hiện dựa trên nguyên tắc này. Người mua sẵn sàng trả giá cao hơn cho chiếc xe hơi nếu anh ta muốn trả từ từ sau đó; người bán sẵn sàng chấp nhận cho người mua thanh toán chậm hơn nếu anh ta bán được với giá cao hơn .
Khác biệt về dự báo tương lai? Trong cuộc đàm phán mức lương giữa cầu thủ ngôi sao bóng chày và liên đoàn trưởng của đội bóng, cầu thủ sẽ mong muốn thắng nhiều trận đấu trong khi chủ đội bóng lại mong muốn ngược lại. Họ có thể tận dụng sự mong muốn khác nhau này để cả hai cùng đồng ý mức lương cơ bản là 100.000 đô la cộng thêm 50.000 đô la nếu như cầu thủ ném bóng tốt đến mức anh ta chỉ cho phép trung bình ít hơn ba lần chạy ở mỗi trận đấu .
Khác nhau ở mức độ chấp nhận rủi ro? Sự khác biệt cuối cùng mà bạn có thể tận dụng là mức độ chấp nhận rủi ro. Ví dụ, chúng ta hãy bàn về vấn đề đàm phán việc khai thác mỏ dưới lòng biển sâu trong Luật hàng hải. Các công ty khai thác mỏ trả cho cộng đồng quốc tế bao nhiêu để có được quyền khai thác này? Các công ty này quan tâm đến việc tránh tổn thất lớn xảy ra hơn là việc kiếm được lợi nhuận to lớn từ việc khai thác. Đối với họ việc khai thác mỏ dưới biển sâu là một sự đầu tư quan trọng. Họ muốn giảm rủi ro. Nhưng cộng đồng quốc tế lại quan tâm đến lợi nhuận. Nếu một vài công ty kiếm được nhiều tiền từ “di sản chung của loài người” thì những người khác trên thế giới cũng muốn chia sẻ phần màu mỡ này .
Sự khác nhau ở đây nằm ở tiềm năng mặc cả thuận lợi của cả hai bên. Sự rủi ro có thể được trao đổi với lợi nhuận. Nhằm khai thác tốt sự khác biệt trong mức độ chấp nhận rủi ro này, chúng ta thấy rằng một hiệp ước mà trong đó, cộng đồng quốc tế sẽ đề nghị gánh bớt rủi ro cho các công ty đến khi họ thu hồi được sự đầu tư của mình là hoàn toàn khả thi – nói cách khác, cộng đồng quốc tế sẽ hỗ trợ cho các công ty trong thời gian rủi ro của họ còn cao và sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn khi rủi ro của các công ty đó giảm đi. .
Hỏi về sở thích của họ. Một phương pháp để kết hợp chặt chẽ các lợi ích là tìm ra một vài phương án mà bạn có thể chấp nhận được như nhau và yêu cầu đối phương cho biết họ thích phương án nào hơn trong các phương án đó. Bạn đang muốn biết phương án nào được ưa thích hơn chứ không nhất thiết là phương án nào sẽ được chấp nhận .
Tiếp theo, bạn có thể chọn phương án đó, xem xét với vài phương án khác, bổ sung thêm một hoặc hai thay đổi và yêu cầu họ chọn lựa lại một lần nữa giữa các phương án đó. Theo cách này, không cần đến việc ra quyết định của bất kỳ người nào, bạn cũng có thể cải tiến một kế hoạch cho đến khi bạn không thể tìm thêm được lợi ích chung nào khác. Ví dụ, đại diện cho cầu thủ ngôi sao bóng chày có thể hỏi chủ đội bóng rằng: “Điều gì đáp ứng lợi ích của ông tốt hơn? Mức lương 175.000 đô la một năm ký trong bốn năm hay mức lương 200.000 đô la một năm ký trong ba năm? Đề nghị thứ hai phải không? Được rồi, vậy đề nghị thứ ba nằm giữa hai đề nghị đó − 180.000 đô la một năm được ký trong ba năm với tiền thưởng 50.000 đô la mỗi năm nếu như Luis có thể ném bóng hơn mức 3.00 ERA thì sao?
Nếu sự kết hợp chặt chẽ cần được kết luận trong một câu, nó có thể là: tìm kiếm các phương án gây tổn thất nhỏ cho bạn và lợi ích lớn cho đối phương hoặc ngược lại. Sự khác biệt trong lợi ích, sự ưu tiên, lòng tin, trong dự báo tương lai và thái độ đối với rủi ro, tất cả đều có thể kết hợp chặt chẽ với nhau. Khẩu hiệu của một nhà đàm phán có thể là “Vive la diffe’rence” − “S khác bi t muôn năm!” Tìm ra phương pháp thuyết phục đối phương dễ dàng hơn Bởi vì thành công của một cuộc đàm phán phụ thuộc vào việc đối phương có ra quyết định mà bạn muốn hay không, do dó bạn nên làm những gì có thể để quyết định đó trở thành một quyết định dễ dàng .
Thay vì làm sự việc trở nên khó khăn hơn cho đối phương, bạn nên đối mặt với họ cùng với một lựa chọn càng nhẹ nhàng càng tốt. Khi quá để tâm đến những giá trị trong vấn đề của chính mình, người ta thường ít chú ý đến việc thúc đẩy vấn đề đó bằng cách quan tâm đến lợi ích của đối phương. Để vượt qua được sự thiển cận từ cái nhìn quá hạn hẹp về lợi ích trước mắt của cá nhân, bạn sẽ phải đặt mình vào trường hợp của đối phương. Nếu bạn không có những phương án thu hút sự quan tâm của đối phương, sẽ không có thỏa thuận nào đạt được cả .
Vấn đề của ai? Bạn đang cố gắng chi phối một nhà đàm phán đơn độc, một ông chủ vắng mặt, một vài ủy ban nào đó hay một tập thể ra quyết định chung? Bạn không thể đàm phán thành công với một chủ thể trừu tượng giống như “thành phố Houston” hay là “Trường Đại học California”. Thay vì cố gắng thuyết phục công ty bảo hiểm ra quyết định, sẽ là khôn ngoan hơn nếu bạn tập trung nỗ lực vào việc tìm cho được yêu cầu của một đại lý để mang ra giới thiệu. Cho dù quy trình ra quyết định của đối phương có vẻ phức tạp đến đâu, bạn sẽ hiểu nó được rõ hơn nếu chọn ra một người, có thể là người mà bạn đang cùng thương lượng, và tìm hiểu xem quan điểm của cô ta hoặc anh ta đối với vấn đề như thế nào .
Bằng cách tập trung vào một người, bạn sẽ không hề bỏ qua sự phức tạp của vấn đề, mà hơn nữa lại có thể xử lý chúng do đã hiểu được sự tác động của vấn đề đó lên người mà bạn đang cùng đàm phán. Bạn sẽ hiểu rõ vai trò đàm phán của mình dưới một cái nhìn mới, ví dụ như xem công việc của bạn như là việc củng cố vai trò của ai đó hoặc cho họ thêm lý lẽ để thuyết phục những người khác cùng đồng ý .
Một nhà đại sứ người Anh đã nói về công việc của ông ta như sau:
“Công việc của tôi chính là giúp những người đối nghịch với tôi có thêm những kiến thức mới”. Nếu bạn tự đặt mình vào vị trí của đối phương một cách chắc chắn, bạn sẽ hiểu được vấn đề của họ và những phương án mà họ có thể dùng để giải quyết .
Quyết định nào? Ở chương hai, chúng ta đã thảo luận làm thế nào để nhận biết lợi ích của đối phương bằng cách phân tích những lựa chọn có nhận thức hiện thời của họ. Hiện tại, bạn đang cố gắng tìm ra những phương án làm sao để đối phương có thể thay đổi lựa chọn của họ và quyết định theo hướng thỏa mãn các lợi ích của bạn. Nhiệm vụ của bạn không phải là đưa ra cho họ vấn đề mà là cho họ một đáp án, giúp họ dễ dàng quyết định vấn đề hơn chứ không phải đau đầu khi nghĩ đến việc quyết định vấn đề đó. Điều cốt yếu trong quá trình đó là phải tập trung sự chú ý vào chính nội dung của quyết định. Quyết định đó thường bị cản trở bởi sự hoài nghi .
Thường thì bạn muốn càng có lợi nhiều càng tốt, nhưng tự bản thân bạn không biết bao nhiêu là đủ. Bạn thường hay nói để tác động đối phương kiểu như: “Cứ tiếp tục mọi việc, khi nào đủ thì tôi sẽ nói cho anh biết”. Điều đó đối với bạn có vẻ là hợp lý, nhưng khi bạn nhìn từ quan điểm của người khác, bạn sẽ hiểu được việc cần thiết phải tạo ra thêm nhiều đề nghị hấp dẫn. Đối với bất cứ điều gì họ nói hay làm, bạn có thể xem đó chỉ là những điều cơ bản nhất và hãy đề nghị được biết thêm thông tin. Việc yêu cầu đối phương cứ “tiếp tục” sẽ có thể không mang lại cho bạn quyết định mà bạn mong muốn .
Nhiều nhà đàm phán vẫn còn nghi ngờ cho dù họ đã yêu cầu đối phương giải thích hay làm rõ thêm vấn đề. Nhưng một chút khác biệt lại rất quan trọng. Nếu vấn đề đang được thực hiện theo mong muốn của bạn, đừng làm thêm điều gì khác trong phòng đàm phán. Nếu bạn muốn con ngựa nhảy qua hàng rào, đừng nâng hàng rào lên. Nếu bạn muốn bán một loại nước giải khát ở máy bán hàng tự động với giá ba mươi lăm xu, đừng ra giá là năm mươi xu để tạo phạm vi thương lượng cho mình .
Hầu hết mọi lần, bạn sẽ muốn có sự hứa hẹn – một dạng thỏa thuận. Bạn hãy lấy viết chì và giấy ra và cố gắng phác họa một vài thỏa thuận có thể xảy ra. Sẽ không bao giờ là quá sớm để bắt đầu công việc phác thảo như là một phương tiện để làm rõ suy nghĩ của bạn trong cuộc đàm phán. Bạn hãy chuẩn bị nhiều cách trình bày khác nhau, bắt đầu với khả năng xảy ra đơn giản nhất. Các điều khoản nào mà đối phương có thể ký, điều khoản nào có thể thu hút cả hai bên? Bạn có thể giảm số người có quyền quyết định trong cuộc đàm phán hay không$$Liệu bạn có thể đưa ra một thỏa thuận sao cho họ có thể thực hiện một cách dễ dàng? Đối phương sẽ luôn quan tâm đến những khó khăn xảy ra khi thực hiện một thỏa thuận nào đó, bạn cũng vậy .
Lấy ví dụ, thường là dễ dàng cho mọi người để chấp nhận không làm một việc gì đó chưa được bắt đầu thực hiện hơn là ngưng lại một hoạt động đang được tiến hành. Và việc ngưng làm một hành động gì đó vẫn sẽ dễ dàng hơn là nhận trách nhiệm về các hành động hoàn toàn mới. Nếu công nhân muốn nghe nhạc trong khi làm việc, sẽ dễ dàng hơn cho công ty để đồng ý không xen vào chương trình phát đĩa nhạc do các nhân viên thử nghiệm thực hiện trong khoảng thời gian vài tuần hơn là đồng ý can thiệp vào những chương trình như vậy .
Bởi vì đa số mọi người đều bị ảnh hưởng bởi quan điểm thỏa đáng nên cách hữu hiệu để phát triển những giải pháp cho đối phương dễ dàng chấp nhận là định hướng cho họ thấy được sự thỏa đáng. Đối phương sẽ dễ chấp nhận một giải pháp hơn nếu như họ cảm thấy giải pháp đó là đúng đắn – đúng theo nghĩa ở các khía cạnh công bằng, hợp pháp, danh dự, v.v.. .
Một vài sự việc có thể làm cho quyết định được thực hiện dễ dàng hơn nhiều, ví dụ như tiền lệ. Hãy tìm kiếm các tiền lệ đó. Bạn nên tìm kiếm những quyết định hoặc lời phát biểu mà đối phương đã thực hiện trong những tình huống tương tự, cố gắng đưa ra các thỏa thuận dựa vào những tiền lệ đó. Điều này sẽ tạo ra những tiêu chuẩn khách quan cho các yêu cầu của bạn và sẽ làm cho đối phương dễ dàng đồng ý .
Thừa nhận mong muốn của họ có thể làm cho vấn đề dễ hòa hợp hơn, suy nghĩ về những điều họ đã nói hoặc làm sẽ giúp bạn tìm ra những phương án mà bạn có thể chấp nhận được, đồng thời cũng thỏa mãn quan điểm của đối phương .
Đe dọa không chưa đủ. Ngoài những nội dung mà bạn muốn họ quyết định, bạn cũng cần xem xét từ quan điểm của họ về kết quả của việc thực hiện quyết định đó. Nếu bạn là họ, kết quả nào làm bạn lo ngại nhất? Bạn hy vọng ở điều gì?
Chúng ta luôn muốn chi phối người khác bằng cách đe dọa và cảnh báo họ về những điều sẽ xảy ra nếu như họ không quyết định một việc nào đó theo ý đồ của chúng ta. Nhưng những lời đề nghị thường hiệu quả hơn. Bạn nên tập trung vào cả hai việc: làm cho họ nhận thức được kết quả mà họ hằng mong muốn sẽ thành hiện thực nếu như họ quyết định giống như ý muốn của bạn và hoàn thiện những kết quả đó từ quan điểm của họ. Bạn làm cách nào để những đề nghị của mình đáng tin hơn? Những điều cụ thể nào có thể làm họ thích? Họ có thích được đối phương tin cậy giao cho việc đưa ra kiến nghị cuối cùng? Họ có thích đưa ra lời tuyên bố không? Bạn có thể tìm ra được điều gì có lợi cho họ nhưng giảm thiểu tổn thất cho bạn?
Để đánh giá một phương án theo quan điểm của đối phương, bạn hãy suy nghĩ đến việc họ sẽ nhận được sự phê bình như thế nào nếu chấp nhận việc đó. Bạn hãy viết ra một hoặc hai câu minh họa những gì mà người phê bình có ảnh hưởng nhất của đối phương sẽ nói về quyết định mà bạn sẽ yêu cầu họ, sau đó viết ra khoảng hai câu mà đối phương sẽ trả lời với thái độ đề phòng. Một sự kiểm tra như vậy sẽ giúp bạn đánh giá được sự thận trọng trong các vấn đề đang đàm phán với đối phương. Điều đó sẽ giúp bạn tìm ra những phương án đáp ứng tốt lợi ích của họ để họ có thể quyết định sự việc phù hợp với lợi ích của bạn .
Cách kiểm tra cuối cùng đối với một phương án là viết ra các ý kiến theo kiểu “các kiến nghị có khả năng đồng ý”. Cố gắng phác thảo một kiến nghị sao cho trong đó, các ý kiến phản ứng của đối phương chỉ đơn giản với hai chữ “đồng ý” là đã đủ thích đáng, thực tế và có hiệu lực .
Khi có thể làm được điều đó, bạn sẽ giảm được rủi ro của việc bị các lợi ích hiện thời của chính mình che mờ sự cần thiết phải đáp ứng được những gì đối phương quan tâm .
Trong tình huống phức tạp, việc tìm kiếm mang tính sáng tạo là hoàn toàn cần thiết. Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, sự tìm kiếm mang tính sáng tạo luôn là cơ hội tốt nhất để tìm ra hàng loạt các thỏa thuận tiềm năng thỏa mãn cả hai phía. Vì thế, bạn nên tìm ra nhiều phương án trước khi chọn lựa giữa chúng. Tìm kiếm trước, quyết định sau. Hãy tìm kiếm các lợi ích chung và các lợi ích khác biệt để kết hợp chặt chẽ chúng lại với nhau và tìm cách thuyết phục để đối phương quyết định dễ dàng hơn .
