Trong cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo1. Các thành viên tham gia phải sát cánh bên nhau cùng đối mặt với vấn đề. Vật chất sẽ quyết định ý thức. Việc ngồi sát cánh bên nhau có thể củng cố thái độ quyết tâm cùng nhau giải quyết vấn đề. Mọi người khi ngồi đối diện với nhau thường có khuynh hướng phản ứng cá nhân và bị cuốn vào một cuộc đối thoại hay tranh luận. Khi mọi người cùng ngồi sát bên nhau trong một dãy ghế xếp hình bán nguyệt và đối diện một cái bảng đen thì họ sẽ có khuynh hướng quan tâm tới vấn đề được mô tả trên đó.
2. Làm rõ những quy định cơ bản, bao gồm cả những quy định như không được phê bình những ý kiến nêu ra. Nếu các thành viên không quen biết lẫn nhau, nên giới thiệu mọi người với nhau trước khi cuộc họp diễn ra, tiếp đó là nêu rõ các quy định cơ bản. Cấm những phê bình mang tính tiêu cực đối với bất kỳ vấn đề nào.
Tất cả đều cùng tham gia để tìm ra các ý kiến mới bởi vì ý kiến của từng người sẽ bị giới hạn do thói quen suy nghĩ từ trong công việc của riêng họ. Nếu những ý kiến nào không nhận được sự quan tâm của tất cả các thành viên đều bị bác bỏ, thì khi đó, mọi người sẽ ngầm đặt ra mục tiêu là đưa ra các ý kiến không ai bác bỏ được. Nói cách khác, nếu các ý tưởng táo bạo được khuyến khích, ngay cả khi thật sự chúng nằm ngoài lĩnh vực đang thảo luận, các thành viên trong nhóm sẽ có thể dùng các ý tưởng này để phát triển những phương án khả thi khác nữa mà trước đó không một ai đề cập đến .
Các quy định cơ bản khác mà bạn có thể chấp nhận là xóa hết biên bản cuộc họp và hạn chế việc quy các ý kiến là của thành viên nào .
3. Đưa ra ý tưởng sáng tạo. Một khi mục đích của cuộc họp đã rõ ràng, hãy bắt đầu để trí tưởng tượng của bạn vào cuộc. Hãy cố gắng tìm ra thật nhiều ý tưởng, tiếp cận các câu hỏi từ mọi góc độ mà bạn có thể .
4. Ghi nhận lại đầy đủ các ý kiến. Hãy ghi lại toàn bộ ý kiến của từng người một lên bảng đen, hay tốt hơn là trên các tờ giấy dùng để in báo, để các thành viên có thể ý thức rõ ràng về thành quả chung đã đạt được; điều này càng củng cố thêm cho quy định về việc không được phê bình các ý kiến nêu ra; nó sẽ giúp hạn chế sự lặp lại và cũng khuyến khích tìm ra thêm các ý kiến khác .
Sau cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo
1. Đánh dấu những ý kiến triển vọng nhất. Sau khi hoàn tất cuộc họp trình bày ý tưởng sáng tạo, bạn hãy nới lỏng quy định về việc không được phê bình các ý kiến để có thể sàng lọc ra các ý kiến triển vọng nhất. Bạn vẫn chưa ở giai đoạn quyết định, bạn chỉ đang thừa nhận các ý kiến này đáng để phát triển tiếp. Đánh dấu các ý kiến này để các thành viên trong nhóm tiếp tục suy nghĩ .
2. Tìm cách cải tiến các ý tưởng triển vọng. Hãy lấy một ý kiến triển vọng và tìm mọi cách làm cho nó, cũng như phương pháp để thực hiện nó, trở nên hay hơn và thực tế hơn. Nhiệm vụ của bạn ở giai đoạn này là làm cho ý kiến đó càng trở nên thu hút càng tốt. Bạn hãy bắt đầu phê bình ý kiến đó với tinh thần xây dựng như “Những gì tôi thích nhất về ý kiến đó là…Ý kiến đó có thể tốt hơn nếu…”
3. Định ra thời gian để đánh giá các ý kiến và quyết định. Trước khi giải tán cuộc họp, bạn hãy rút ra những ý kiến được chọn và đã được cải tiến từ buổi họp, đồng thời bạn cũng định ra thời gian để quyết định xem những ý kiến này giúp được gì và như thế nào cho bạn trong cuộc đàm phán .
Xem xét về cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với đối phương. Mặc dù sẽ khó khăn hơn việc tiến hành cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với thành viên nhóm bên phía bạn nhưng một cuộc họp như vậy với đối phương cũng đã được chứng minh là rất có giá trị. Nó khó khăn hơn bởi vì rủi ro về việc bạn có thể nói ra những điều có hại đến lợi ích của bạn sẽ lớn hơn cho dù đã có những quy định được ban hành cho một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo. Bạn có thể tình cờ tiết lộ những thông tin bí mật, hoặc để cho đối phương hiểu lầm những phương án mà bạn đã nghĩ ra và đề nghị với họ. Tuy nhiên, một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với đối phương sẽ mang lại rất nhiều thuận lợi trong việc đưa ra những ý kiến cùng có lợi cho các bên tham gia, tăng thêm xu hướng cùng nhau giải quyết vấn đề, và rèn luyện cho các bên về sự quan tâm lẫn nhau .
Để có thể tự bảo vệ mình trong cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với đối phương, bạn hãy phân biệt rõ ràng cuộc họp động não với một cuộc đàm phán, nơi mà mọi người sẽ đưa ra những quan điểm chính thức và những gì bạn nói ra đều được ghi nhận lại. Người ta đã quá quen với việc họp hành để đạt được thỏa thuận nào đó hơn là việc họp để làm rõ những ý kiến đã nêu ra .
Để giảm rủi ro của việc bạn cam kết bất kỳ ý kiến nào được đưa ra, bạn có thể tạo cho mình thói quen luôn đưa ra cùng lúc ít nhất hai khả năng có thể lựa chọn. Bạn cũng có thể phát biểu những phương án mà bạn hoàn toàn không đồng ý. Chẳng hạn như “Tôi có thể cho anh căn nhà mà không cần gì hết, hoặc là anh phải trả tôi một triệu đô la tiền mặt để lấy căn nhà đó, hoặc là…”. Bởi vì rõ ràng là bạn không đề xuất ý kiến nào trong số đó, những ý kiến được đề ra ở trên chỉ là những khả năng có thể xảy ra, không phải là những kiến nghị .
Để có thêm hiểu biết về cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo, chúng ta hãy giả định có một cuộc họp động não giữa đại diện Công đoàn nội bộ công ty và Ban quản lý mỏ than để tìm cách giảm các cuộc đình công trái phép, hay những cuộc đình công từ hai ngày trở lên. Mỗi bên đại diện năm người, ngồi xung quanh một cái bàn đối diện một tấm bảng đen. Một người trung lập điều khiển cuộc họp đề nghị các thành viên cho ý kiến của họ và viết tất cả các ý kiến đó lên bảng .
Người điều khiển cuộc họp: Được rồi, bây giờ chúng ta sẽ xem xét những ý kiến các bạn đưa ra cho vấn đề bãi công trái phép .
Chúng ta hãy cố gắng đưa ra khoảng mười ý kiến trong vòng năm phút, tôi sẽ viết lên bảng. Nào, chúng ta hãy bắt đầu. Tom, anh có ý kiến nào không?
Tom (đại diện Công đoàn): Quản đốc nên có khả năng dàn xếp các mối bất bình của các đoàn viên ngay tức thì .
Người điều khiển cuộc họp: Tốt, tôi sẽ ghi lại ý kiến này. Đến lượt Jim, tôi thấy anh giơ tay .
Jim (đại diện Ban quản lý): Đoàn viên nên nói chuyện với quản đốc của mình trước khi có bất kỳ hành động nào.. .
Tom (đại diện Công đoàn): Họ đã làm như vậy, nhưng quản đốc đã không lắng nghe .
Người điều khiển cuộc họp: Tom, khoan hãy phê bình. Chúng ta đã đồng ý tạm hoãn việc này giải quyết sau, đúng không? Còn anh thì sao, Jerry? Hình như anh muốn có ý kiến .
Jerry (đại diện Công đoàn): Khi vấn đề đình công xảy ra, các đoàn viên nên được phép tụ tập trong nhà tắm ngay tức thì .
Roger (đại diện Ban quản lý): Ban quản lý có thể đồng ý dùng nhà tắm để họp công đoàn và đảm bảo sự riêng tư của công nhân bằng cách đóng cửa và không cho quản đốc vào .
Carol (đại diện Ban quản lý): Thế còn việc chấp thuận quy định sẽ không có bãi công xảy ra nếu Ban chấp hành Công đoàn và Ban quản lý không có cơ hội cùng giải quyết vấn đề tại chỗ thì sao?
Jerry (đại diện Công đoàn): Các anh thấy thế nào về việc đẩy mạnh giải quyết các mối bất hòa và triệu tập cuộc họp trong vòng hai mươi bốn giờ nếu như quản đốc và các đoàn viên không thể dàn xếp được xung đột giữa họ .
Karen (đại diện Công đoàn): Vâng. Và các anh thấy sao nếu ta tổ chức một vài khóa huấn luyện chung về cách xử lý các vấn đề với nhau cho các đoàn viên và quản đốc?
Phil (đại diện Công đoàn): Nếu một người nào đó làm tốt công việc của họ, hãy cho họ biết điều đó .
John (đại diện Ban quản lý): Nên thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa Công đoàn và Ban quản lý .
Người điều khiển cuộc họp: Ý kiến của anh nghe có vẻ triển vọng đấy, John. Nhưng anh có thể nói rõ hơn được không?
John (đại diện Ban quản lý): À, các anh thấy thế nào nếu chúng ta tổ chức một đội bóng chày có cả đại diện Công đoàn và Ban quản lý cùng tham gia?
Tom (đại diện Công đoàn): Và thành lập thêm một đội chơi bowling nữa chứ! Roger (đại diện Ban quản lý): Tổ chức cắm trại hàng năm cho tất cả mọi người và gia đình của họ thì thế nào?
Và cứ tiếp tục như thế, các thành viên sẽ động não để đưa ra hàng loạt ý kiến, nhiều ý kiến có thể chẳng bao giờ được nêu ra nếu không phải trong một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo, trong số đó có những ý kiến rất hiệu quả trong việc làm giảm sự đình công trái phép .
Thời gian mọi người cùng nhau đưa ra các ý tưởng sáng tạo chắc chắn là thời gian được sử dụng tốt nhất trong cuộc đàm phán .
Nhưng cho dù bạn có cùng nhau đưa ra các ý tưởng sáng tạo hay không, việc tách riêng hành động tìm kiếm phát triển các phương án ra khỏi hành động quyết định vẫn rất hữu hiệu trong mọi cuộc đàm phán. Thảo luận các phương án khác hoàn toàn với việc đưa ra các lập trường. Trong khi lập trường của một bên có thể xung đột với lập trường của đối phương, thì các phương án đang thảo luận lại có thể gợi ý cho các phương án khác. Ngôn ngữ bạn dùng trong từng trường hợp cũng rất khác nhau. Ngôn ngữ dùng trong thảo luận bao gồm những câu hỏi, không phải là sự khẳng định; vấn đề trong cuộc thảo luận luôn luôn mở, không phải đóng lại như việc đưa ra các lập trường: “Có một phương án là… Anh có thể nghĩ ra được phương án nào khác không?”, “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đồng ý phương án đó?”, “Thực hiện phương án đó theo cách này liệu có được không?”, “Phương án này sẽ có tác dụng như thế nào?”, “Hạn chế của phương án này là gì?” Bạn hãy tìm ra tất cả các phương án khả thi trước khi ra quyết định .
Hãy mở rộng các phương án của bạn Ngay cả khi hoàn toàn có thiện ý thì các thành viên tham gia cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo vẫn luôn hành động với sự giả định rằng họ đang thật sự tìm kiếm một đáp án tốt nhất, tương tự như việc cố gắng tìm một cây kim trong đống cỏ khô bằng cách bới tung từng cọng cỏ khô một .
Tuy nhiên, trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, bạn không nên khăng khăng phải tìm cho ra hướng đi đúng. Bạn đang triển khai một phạm vi để các vấn đề sẽ được đàm phán luôn nằm trong phạm vi đó. Phạm vi này chỉ bao gồm một số nội dung của các ý kiến khác nhau mà bạn đã đánh dấu − những ý kiến mà bạn và đối phương có thể tiếp tục xây dựng trong cuộc đàm phán, và có thể cùng nhau chọn lựa.
