TÌM RA NHIỀU GIẢI PHÁP CÙNG CÓ LỢI
Cuộc đàm phán giữa Israel và Ai Cập để tìm ra mỗi bên có chủ quyền như thế nào trên bán đảo Sinai đã minh họa cả hai ý, đó là các vấn đề quan trọng trong đàm phán và các cơ hội trọng yếu.
Đây là vấn đề rất thường gặp. Dường như không có cách nào để chia một cái bánh sao cho các bên cùng thỏa mãn. Thường thì bạn sẽ đàm phán theo một khuôn khổ vấn đề cụ thể nào đó, chẳng hạn như đàm phán về chủ quyền phần lãnh thổ, giá tiền một chiếc xe hơi, thời hạn thuê mướn một căn hộ, hay tỷ lệ hoa hồng trong bán hàng. Có những lúc bạn phải đối mặt trước một sự lựa chọn rất rõ ràng, hoặc là sẽ thuận lợi cho bạn, hoặc là cho đối phương. Ví dụ như trong một vụ xét xử ly hôn, ai sẽ được lấy căn nhà? Ai sẽ được quyền nuôi con? Bạn chỉ được lựa chọn một trong hai, giữa thắng và thua – hoặc là không bên nào đồng ý thua. Cho dù là bạn thắng và lấy được chiếc xe hơi trị giá 5.000 đô la, hợp đồng thuê nhà trong năm năm, hay sở hữu nguyên căn nhà và được quyền nuôi những đứa trẻ, bạn cũng vẫn có cảm giác đối phương sẽ không bao giờ để bạn quên được điều đó. Ở bất kỳ tình huống nào, sự lựa chọn của bạn dường như đều bị giới hạn.
Ví dụ về bán đảo Sinai đã minh họa cho chúng ta thấy rõ hơn về cơ hội. Một phương án sáng suốt tương tự như việc triển khai khu vực phi quân sự ở bán đảo Sinai thường có thể tạo ra sự khác biệt giữa bế tắc và thỏa thuận. Như chúng ta đã biết, một luật sư được coi là thành công và có tài chỉ khi nào anh ta tìm được những giải pháp thuận lợi cho cả thân chủ và đối phương của họ. Anh ta sẽ tìm cách làm cho chiếc bánh to hơn trước khi chia nó ra để mỗi bên không cảm thấy mình nhận quá ít. Kỹ năng trong việc tìm ra nhiều phương án cùng có lợi là một trong những vốn quý rất hữu ích mà một nhà đàm phán cần phải có.
Tuy nhiên gần như tất cả các nhà đàm phán thường kết thúc cuộc đàm phán với kết quả tương tự như trong câu chuyện ngụ ngôn “Hai cô bạn tranh nhau một quả cam”. Sau khi tranh cãi, cuối cùng họ cũng đồng ý chia quả cam làm đôi, cô thứ nhất lấy nửa quả cam, ăn ruột và bỏ vỏ, trong khi cô còn lại thì bỏ ruột nhưng lấy vỏ cam để làm bánh. Tất cả các nhà đàm phán thường “đem vấn đề tiền bạc ra đàm phán”, do vậy họ có thể sẽ không đạt được thỏa thuận đáng lẽ là rất khả quan hoặc thỏa thuận mà họ đạt được sẽ không có lợi cho cả đôi bên. Rất nhiều cuộc đàm phán kết thúc với kết quả mỗi bên nhận nửa quả cam thay vì một bên có thể nhận hết vỏ cam và một bên lấy hết ruột như họ mong muốn. Tại sao kết quả đàm phán như vậy luôn xảy ra?
PHÁN ĐOÁN
Rất hiếm khi những người tham gia đàm phán ý thức được rằng càng có nhiều phương án thì sự thỏa thuận càng có giá trị. Trong một cuộc tranh cãi, người ta luôn tin rằng họ có câu trả lời đúng nên ý kiến của họ sẽ đánh bại đối phương. Trong một cuộc đàm phán về một hợp đồng, bên nào cũng tin tưởng rằng những đề nghị của họ là hợp lý và nên được chấp nhận, chỉ cần một vài điều chỉnh về giá cả. Tất cả những câu trả lời có khả năng xảy ra đều nằm giữa lập trường của họ và của bạn. Thông thường, chỉ khi những suy nghĩ mang tính sáng tạo được nêu lên, chúng ta mới có thể thấy hết được sự khác biệt.
Trong hầu hết các cuộc đàm phán, có bốn trở ngại chính ngăn cản bạn khám phá ra hàng loạt những phương án tối ưu, đó là: 1) Phán đoán vội vàng 2) Chỉ tìm kiếm một đáp án duy nhất 3) Giả định lợi ích không thay đổi 4) Nghĩ rằng giải quyết vấn đề của người khác là chuyện không liên quan đến mình Để vượt qua được những trở ngại này, bạn cần phải hiểu rõ về chúng.
Phán đoán vội vàng Tìm ra những phương án không tuân theo quy luật tự nhiên.
Thường thì mọi người không chịu tìm tòi vấn đề, ngay cả khi cuộc đàm phán không có gì là căng thẳng. Khi một người nào đó hỏi bạn tên một người xứng đáng được giải Nobel Hòa bình, bất cứ câu trả lời nào bạn bắt đầu đưa ra đều ngay lập tức làm bạn dè dặt và hoài nghi. Làm cách nào có thể chắc chắc rằng một ai đó là xứng đáng nhất? Thường thì đầu óc bạn sẽ trống rỗng hoặc bạn sẽ đưa ra một vài câu trả lời theo suy nghĩ thông thường như: “À, có thể là Đức Giáo Hoàng hay Tổng Thống.” Không gì nguy hại cho sáng tạo bằng hành động ngồi yên chờ đợi để chỉ trích ngay bất kỳ ý kiến mới nào được nêu ra. Óc phán xét sẽ hạn chế trí tưởng tượng của bạn.
Khi bị áp lực do cuộc đàm phán sắp diễn ra, ý thức phê bình của bạn càng rõ nét hơn. Cuộc đàm phán thật sự luôn cần những suy nghĩ thực tế hơn là những ý kiến bừa bãi.
Khả năng sáng tạo của bạn càng bị hạn chế hơn khi có sự hiện diện của đối phương. Giả sử bạn đàm phán với ông chủ của bạn về việc tăng lương cho năm tới. Bạn đề nghị tăng 4.000 đô la, nhưng ông ta chỉ tăng 1.500 đô la, một con số mà bạn không thấy thỏa mãn. Trong tình huống căng thẳng như vậy, bạn dường như không hình dung ra được một giải pháp nào hết. Bạn sợ rằng nếu đề nghị một vài ý kiến chưa được suy nghĩ chín chắn, chẳng hạn như giải thích rằng việc tăng 4.000 đô la sẽ bao gồm tăng lương và tăng phúc lợi, thì sẽ làm vấn đề tồi tệ đi. Vì lúc đó ông chủ của bạn sẽ nói: “Anh nói nghiêm túc chứ? Anh biết điều đó rõ hơn tôi mà! Vấn đề mà anh đề nghị sẽ phá vỡ các quy định của công ty. Tôi rất ngạc nhiên là anh lại đưa ra đề nghị này.” Nếu do tình thế thôi thúc, bạn có thể đưa ra một phương án có thể chấp nhận được cho việc tăng lương là thâm niên làm việc, khi đó ông ta sẽ xem xét vấn đề như một lời đề nghị: “Tôi đang định đàm phán với anh về vấn đề cơ bản này”. Bởi vì ông ta sẽ xem bất cứ những gì bạn nói như một sự cam kết nên bạn hãy suy nghĩ kỹ trước khi nói bất cứ điều gì.
Bạn cũng có thể e ngại rằng khi đưa ra các phương án, bạn sẽ để lộ một vài thông tin nào đó gây nguy hại cho lập trường đàm phán của bạn. Ví dụ: nếu bạn đề nghị công ty giúp đỡ tài chính để mua nhà, ông chủ của bạn sẽ kết luận rằng bạn có khuynh hướng ở lại công ty lâu dài và đương nhiên, bạn sẽ chấp nhận tăng bất kỳ mức lương nào mà ông ta chuẩn bị đề nghị.
Chỉ tìm kiếm một đáp án duy nhất Trong suy nghĩ của hầu hết mọi người, việc tìm ra giải pháp không phải là một phần của tiến trình đàm phán, đơn giản chỉ là một sự việc phát sinh tự nhiên. Mọi người đều xem công việc của họ là làm hẹp lại sự cách biệt giữa các lập trường chứ không phải là tìm kiếm thêm các phương án khả thi. Họ có khuynh hướng nghĩ rằng: “Chúng ta chỉ có vừa đủ thời gian để đồng ý về việc đó. Việc cuối cùng chúng ta cần làm là xem xét một loạt các ý kiến khác nhau”. Bởi vì mục đích cuối cùng của đàm phán là sự quyết định duy nhất về một vấn đề nào đó, nên họ sợ rằng tranh luận lan man không những làm chậm lại tiến trình đàm phán mà còn làm cho cuộc đàm phán trở nên rắc rối.
Nếu sự cản trở đầu tiên của những suy nghĩ mang tính sáng tạo là phê bình vội vàng, thì cản trở thứ hai chính là sự kết thúc vội vàng.
Bằng việc bắt đầu tìm kiếm một đáp án tối ưu duy nhất, bạn có thể đã bỏ qua một quá trình ra quyết định sáng suốt hơn từ việc lựa chọn hàng loạt đáp án có tính khả thi.
Giả định lợi ích là không thay đổi Trở ngại thứ ba lý giải tại sao trên bàn đàm phán luôn có ít phương án tối ưu là do các bên luôn xem bản chất tình huống đang xảy ra là sự lựa chọn hoặc là tôi sẽ được tất cả trong cuộc tranh cãi này hoặc là anh. Một cuộc đàm phán thường xảy ra như một trò chơi với “tổng số tiền là cố định”; nếu anh kiếm thêm được 100 đô la có nghĩa là tôi bị mất đi 100 đô la. Tại sao chúng ta phải lo lắng tìm tòi các phương án khác nếu tất cả những phương án hiện có đã rõ ràng, và tôi có thể thỏa mãn nhu cầu của anh bằng chính chi phí của tôi$$Nghĩ rằng “giải quyết vấn đề của họ nghĩa là chuyện không liên quan đến mình” Trở ngại cuối cùng trong việc tìm ra những phương án thực tế là mỗi bên chỉ quan tâm đến lợi ích tức thời của mình. Đối với một nhà đàm phán, để đạt sự thỏa thuận đáp ứng được lợi ích của chính mình, anh ta cần phải triển khai một giải pháp sao cho nó cũng thỏa mãn được lợi ích của đối phương. Sự đan xen của cảm xúc vào vấn đề của mỗi bên sẽ tạo nên khó khăn khi chúng ta muốn tách rời vấn đề con người nhằm tìm ra các phương án tối ưu thỏa mãn được lợi ích của cả hai bên: chẳng hạn như là “Chúng tôi đã có quá nhiều vấn đề cần giải quyết; do vậy họ hãy tự xem xét các vấn đề của họ thì hơn.” Các bên cũng thường có tâm lý miễn cưỡng khi hòa hợp các bổ sung thỏa đáng vào ý kiến của đối phương; dường như mọi người nghĩ rằng việc tìm cách thỏa mãn lợi ích của đối phương là không trung thành với lợi ích của mình. Sự quan tâm quá mức một cách thiển cận đến lợi ích của mình sẽ làm cho nhà đàm phán chỉ phát triển những lập trường và lý lẽ thiên lệch, cùng với những giải pháp có lợi cho một phía.
PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT
Để tìm ra những phương án có tính sáng tạo, bạn cần phải: 1) Tách riêng hành động tìm kiếm phương án ra khỏi hành động phán đoán phương án.
2) Mở rộng nhiều phương án trên bàn đàm phán hơn là chỉ tìm kiếm một đáp án duy nhất 3) Tìm kiếm lợi ích chung 4) Tìm ra phương pháp thuyết phục đối phương dễ dàng hơn Nội dung của các bước trên được mô tả chi tiết như sau: Tách riêng việc tìm kiếm ra khỏi các quyết định Bởi vì sự phán xét sẽ làm hạn chế khả năng sáng tạo, nên chúng ta phải tách riêng hành động sáng tạo ra khỏi hành động phê bình, tách riêng quá trình suy nghĩ các quyết định khả thi ra khỏi quá trình chọn lựa giữa các quyết định đó. Điều đó có nghĩa là tìm kiếm trước, quyết định sau.
Là một nhà đàm phán, bạn cần phải tự mình khám phá, tìm tòi rất nhiều. Điều này thật không dễ dàng. Việc tìm ra những ý kiến mới đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về những điều chưa xuất hiện trong đầu. Vì thế, bạn nên lưu ý tới việc tổ chức một buổi thảo luận về sự sáng tạo và phát triển các ý tưởng hoặc một buổi họp động não với một vài đồng nghiệp hoặc bạn bè. Những buổi gặp gỡ như vậy sẽ giúp bạn tách riêng việc tìm kiếm các phương án ra khỏi việc quyết định chúng một cách hiệu quả.
Nội dung của buổi tập hợp ý tưởng sáng tạo là đưa ra càng nhiều ý kiến càng tốt để giải quyết các vấn đề có sẵn. Nguyên tắc cơ bản chính là hạn chế phê bình hay đánh giá các ý kiến đã nêu ra. Mọi thành viên trong nhóm đơn giản chỉ cần tìm ra ý kiến mà không cần ngừng lại để xem xét các ý kiến đó là tốt hay xấu, thực tế hay không thực tế. Với những hạn chế đã được dỡ bỏ như trên, từ một ý kiến có thể phát sinh ra một ý kiến khác, giống như sự lan truyền khi đốt dây pháo.
Trong một buổi họp tập hợp ý tưởng sáng tạo, người ta không cần e ngại đến việc mình có bị xem là ngu ngốc hay không bởi vì ngay cả những ý kiến vớ vẩn vẫn luôn luôn được khuyến khích. Và khi không có đối phương, những nhà đàm phán không cần phải lo lắng đến việc tiết lộ thông tin quan trọng hay là việc đưa ra một ý kiến nào đó được xem như một cam kết nghiêm túc.
Không có phương pháp nào là chuẩn mực để thực hiện một buổi họp động não. Tốt hơn là bạn nên điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu và sáng kiến của bạn. Để làm được điều đó, bạn có thể theo một số hướng dẫn hữu ích sau đây:
Trước cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo
1. Xác định mục đích của bạn. Suy nghĩ về những vấn đề mà bạn muốn không đề cập đến trong cuộc họp.
2. Chọn ra thành viên tham dự. Một nhóm thông thường nên đủ lớn để có thể tạo nên một môi trường trao đổi hào hứng, tuy nhiên cũng cần đủ nhỏ để khích lệ sự tham gia và thiện chí khám phá, sáng tạo – thông thường một nhóm từ năm đến tám người là hợp lý.
3. Thay đổi môi trường. Chọn thời gian và địa điểm khác biệt so với các buổi họp định kỳ càng nhiều càng tốt. Một buổi họp tập hợp ý tưởng sáng tạo càng khác với cuộc họp bình thường thì các thành viên tham gia càng dễ dàng ngừng phán xét sự việc.
4. Tạo không khí thân thiện. Chuyện gì có thể làm cho bạn và các thành viên tham dự cảm thấy bớt căng thẳng? Có thể là nói chuyện về một loại thức uống nào đó, hay tổ chức cuộc họp ở một địa điểm nghỉ ngơi tuyệt đẹp, hay đơn giản là cởi bỏ cà vạt và áo vét trong khi họp và gọi nhau thân mật bằng tên.
5. Chọn người điều khiển cuộc họp. Một người nào đó trong cuộc họp có nhiệm vụ làm cho cuộc họp được tiến hành trôi chảy hơn – điều khiển cuộc họp diễn ra theo đúng hướng, đảm bảo mọi người đều có cơ hội nói chuyện và tôn trọng bất kỳ một qui định cơ bản nào đã được đề ra, và làm cho cuộc họp trở nên sôi nổi hào hứng bằng cách đặt ra các câu hỏi để mọi người cùng thảo luận.
